Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung erklären wir Ihnen gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wie wir Ihre Daten verarbeiten.

1. Verantwortlicher

Aithentica GmbH
Karl Kautsky Weg 24, 4040 Linz, Österreich
E-Mail: [email protected]

2. Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns durch die Nutzung unserer Dienste, insbesondere des "Weekloop", zur Verfügung stellen. Dazu gehören:

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung unserer KI-Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Datenweitergabe an Dritte

Für die Bereitstellung unserer Dienste nutzen wir folgende externe Empfänger und Dienstleister:

4. Optionale Verbindung mit ChatGPT oder Claude

Sie können Weekloop mit ChatGPT (OpenAI) oder mit Claude (Anthropic) verbinden: in ChatGPT über die Weekloop-App, in Claude über das Claude-Connector-Verzeichnis (Verzeichnis-Fassung) oder als selbst hinzugefügten Connector beziehungsweise in Claude Code (volle Fassung). ChatGPT oder Claude kann dann über eine OAuth-geschützte Schnittstelle die von Ihnen angeforderten Daten aus Ihrem privaten Weekloop-Workspace abrufen. Dazu können Kontostatus und vorhandene Credits, Business-Profil und Asset-Metadaten, Marketingkontext, Spark-Inbox, Wochenpläne, private Entwürfe, generierte Inhalte, Videoprojekte und Produktionsstatus gehören. Listen werden begrenzt und enthalten nur Vorschauen; Medien-URLs werden erst beim gezielten Öffnen eines ausgewählten Inhalts zurückgegeben.

Nach der Anmeldung bei Weekloop zeigt Weekloop eine Zustimmungsseite mit der anfragenden Anwendung, der Adresse, an die die Freigabe übermittelt wird, der Fassung und den Berechtigungen. Erst nach Ihrer Zustimmung wird die Verbindung hergestellt. Ihre Zustimmung speichern wir je Nutzer, Anwendung, Rücksprungadresse und Fassung für 90 Tage, damit Sie nicht bei jeder Anmeldung erneut gefragt werden. Dafür verarbeiten wir technisch erforderliche Daten wie Ihre Nutzer-ID, die Kennung der Anwendung und den Zeitpunkt der Zustimmung.

Weekloop fordert keinen vollständigen Chatverlauf an; die Schnittstelle erhält nur die Angaben, die ChatGPT oder Claude für den jeweiligen Schritt übergibt. Sie gibt keine Passwörter, API-Schlüssel, OAuth-Tokens, internen Speicherpfade, Provider-Operationen oder Daten anderer Workspaces zurück. Der Schreibzugriff ist ein eigener OAuth-Umfang. Schreibaktionen setzen eine ausdrückliche Bestätigung voraus. Die Verbindung kann private Entwürfe, Termine im Wochenplan und Review-Entscheidungen speichern. Sie kann weder veröffentlichen noch Beiträge auf Ihren Kanälen einplanen, Nachrichten versenden, Zahlungen auslösen oder Abonnements, Upgrades oder Credits verkaufen.

Volle Fassung. In der ChatGPT-App und im selbst hinzugefügten Claude-Connector kann die Verbindung zusätzlich nach gesonderter Vorschau und Ihrer Bestätigung eine KI-Produktion starten und Videoprojekte bearbeiten. Dafür können Sie Fotos übergeben: in ChatGPT als Datei im Chat, die Weekloop über eine von OpenAI bereitgestellte Adresse abruft, oder als Internetadresse, von der Weekloop das Bild herunterlädt. Diese Fotos speichert Weekloop in Ihrer Mediathek; sie bleiben dort, bis Sie sie löschen. Für KI-Szenenbilder, Drehbuchentwürfe und die Videoproduktion übermittelt Weekloop die dafür nötigen Angaben, etwa Bilder, Bildbeschreibung, Briefing und Sprechertext, an die in Abschnitt 3 genannten KI- und Medienanbieter; das kann vorhandene Weekloop-Credits verbrauchen. Ein fertiges Video stellt Weekloop über einen privaten Link bereit, der 15 Minuten gültig ist. In der Verzeichnis-Fassung für Claude sind KI-Produktion, Bildimport und Videoprojekte nicht möglich.

OpenAI beziehungsweise Anthropic verarbeitet die an ChatGPT oder Claude übermittelten Inhalte nach den für das jeweilige Konto geltenden Bedingungen und Datenschutzhinweisen des Anbieters. Sie können die Verbindung jederzeit in ChatGPT oder Claude entfernen oder in Weekloop unter „Weekloop in Claude und ChatGPT“ trennen; damit werden weitere Zugriffe widerrufen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. KI-Verarbeitung und internationale Übermittlungen

Wenn Sie eine KI-Funktion starten, können der eingegebene Prompt, ausgewählte Angaben aus Ihrem Business-Kontext sowie von Ihnen gewählte Bilder, Videos oder Audiodateien an den für die Funktion eingesetzten KI- oder Medienanbieter übermittelt werden. Bei fal.ai können je nach Modell weitere Modellanbieter beteiligt sein. Die derzeitige Pay-as-you-go-Vereinbarung mit fal.ai umfasst laut Anbieter kein DPA und keine Enterprise-Unterlagen zu Standardvertragsklauseln und Subprozessoren. Dies wird bei der Auswahl und Risikobewertung der eingesetzten Funktionen berücksichtigt.

Einige Anbieter verarbeiten Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Soweit erforderlich, stützen wir internationale Übermittlungen auf eine anwendbare Rechtsgrundlage und geeignete Garantien. Bitte übermitteln Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten und keine Medien erkennbarer Dritter, sofern Sie dafür nicht über eine geeignete Rechtsgrundlage und die erforderlichen Rechte verfügen.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Konto-, Workspace- und Inhaltsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des aktiven Vertragsverhältnisses gespeichert und nach einem verifizierten Löschbegehren gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder konkret dokumentierten Rechtsansprüche entgegenstehen. Gesetzlich erforderliche Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen werden getrennt von den Workspace-Inhalten für die gesetzliche Dauer aufbewahrt.

Spark-Chat. Gespräche mit dem Spark-Chat in Weekloop speichern wir Ihrem Benutzerkonto zugeordnet, damit Sie frühere Gespräche nachlesen können: Ihre Nachrichten, die Antworten, die von Ihnen bestätigten oder abgelehnten Aktionen mit ihren Ergebnissen sowie verkleinerte Fassungen der Ergebnisbilder, die das KI-Modell zur Prüfung erhält. Andere Personen Ihres Workspace sehen Ihre Gespräche nicht. Sie können jedes Gespräch im Chat unter „Verlauf“ jederzeit löschen; spätestens 30 Tage nach seinem Beginn löschen wir es automatisch. Bilder, die Sie in den Chat hochladen, legen wir in Ihrer Mediathek ab; sie bleiben dort, bis Sie sie löschen. Inhalte, die Sie mit Hilfe des Chats anlegen, etwa Entwürfe oder Pläne, bleiben unabhängig davon in Ihrem Workspace gespeichert. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

MCP-Zugriffstokens gelten eine Stunde, Refresh-Tokens höchstens ein Jahr. Gespeicherte Zustimmungen zur Verbindung mit ChatGPT oder Claude gelten 90 Tage ab Erteilung. Bei Trennung der Verbindung oder Kontolöschung werden weitere Zugriffe widerrufen. Temporäre Dateien, Provider-Ausgaben, Sicherheits- und Betriebsdaten unterliegen zusätzlich den technisch erforderlichen und vertraglich vereinbarten Fristen des jeweiligen Dienstleisters. Auskunfts-, Berichtigungs-, Export- und Löschbegehren können an [email protected] gerichtet werden.

Zum Nachweis des Vertragsschlusses speichern wir die Nutzer- und Workspace-ID, die akzeptierten Dokumentversionen und deren Dokumenthash, den Zeitpunkt und die Art der Bestätigungen, Sprache und Quellseite sowie in angemessenem Umfang IP-Adresse und User-Agent. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung und unser berechtigtes Interesse an einem belastbaren Vertrags- und Compliance-Nachweis. Die Nachweise werden für die Dauer des Vertrags und anschließend nur so lange aufbewahrt, wie dies für gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

7. Cookies, Lokaler Speicher und Conversion-Tracking

Essenzielle Cookies und Local Storage. Wir nutzen Cookies und Local Storage zur Authentifizierung (über unseren Partner Clerk), zur Sitzungsverwaltung, zur Speicherung von Präferenzen sowie zur Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung selbst. Diese sind für den Betrieb der Website erforderlich; Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. unser berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen und sicheren Website (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Sie können diese in den Einstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

Marketing-Cookies und Conversion-Tracking (Google Tag Manager, Google Ads). Auf unserer Website setzen wir den Google Tag Manager und das Conversion-Tracking von Google Ads ein (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Damit messen wir, ob Besucherinnen und Besucher über eine unserer Anzeigen auf die Website gelangt sind und ob sie anschließend einen kostenlosen Testzeitraum starten. Zu diesem Zweck können Cookies gesetzt und Informationen wie eine Anzeigen-Klick-Kennung an Google übertragen werden.

Diese Dienste werden erst aktiv, wenn Sie im Cookie-Banner „Alle akzeptieren“ wählen. Wir verwenden den Google Consent Mode v2: Ohne Ihre Einwilligung werden keine Marketing-Cookies gesetzt und keine Werbe-Nutzerdaten übertragen; an Google fließen dann allenfalls cookielose, nicht einer Person zugeordnete technische Signale. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie in Ihrem Browser die Cookies und den Local Storage für diese Website löschen — beim nächsten Besuch erscheint der Cookie-Banner erneut.

Erweiterte Conversions. Wenn Sie mit erteilter Einwilligung einen kostenlosen Testzeitraum starten, übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich in verschlüsselter Form (SHA-256-Hash) an Google, um die Zuordnung der Conversion zu verbessern. Eine Übermittlung im Klartext findet nicht statt. Google verwendet diese Daten nach den Google-Ads-Bedingungen zur Verarbeitung von Kundendaten ausschließlich für diesen Zweck.

Google verarbeitet Daten dabei auch in den USA (Google LLC). Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, für das Google zertifiziert ist. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google und in den Informationen zur Datenverarbeitung in Google-Werbediensten.

8. Eingebettete Videos (YouTube)

Auf einzelnen Seiten, etwa unserer Kampagnenseite, zeigen wir Videos, die bei YouTube gespeichert sind (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Wir binden sie im erweiterten Datenschutzmodus ein (youtube-nocookie.com). Beim Aufruf der Seite wird keine Verbindung zu YouTube hergestellt; wir zeigen zunächst nur ein Vorschaubild von unserem eigenen Server.

Erst wenn Sie auf „Film abspielen“ klicken, lädt Ihr Browser den Player von YouTube. Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Seite, Angaben zu Browser und Gerät sowie der Zeitpunkt an Google übermittelt. Ab dem Abspielen kann YouTube Cookies oder vergleichbare Speichertechniken in Ihrem Browser einsetzen, etwa für die Wiedergabe und für Statistiken. Sind Sie bei einem Google-Konto angemeldet, kann Google den Abruf Ihrem Konto zuordnen. Auf diese Verarbeitung durch Google haben wir keinen Einfluss.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Klick auf „Film abspielen“ erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021). Ohne Klick wird kein Video geladen, die übrige Seite funktioniert unverändert. Die Einwilligung gilt für das jeweilige Abspielen; von YouTube gespeicherte Cookies und Website-Daten können Sie jederzeit in Ihrem Browser löschen.

Google verarbeitet Daten auch in den USA (Google LLC). Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, für das Google zertifiziert ist. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

9. Kontaktanfrage: Rückruf, Infos per E-Mail oder Nachricht

Auf unserer Startseite, der Seite für Verbände, unseren Aktionsseiten (z. B. „Weekloop für Agenturen“) und auf persönlichen Demo-Seiten können Sie uns bitten, Sie anzurufen und/oder Ihnen Informationen zu Weekloop per E-Mail zu schicken. Dafür verarbeiten wir Ihren Namen, Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation, auf Wunsch Ihre Funktion, Ihre Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse, eine Nachricht, wenn Sie eine hinterlassen, Ihre Auswahl, Wortlaut und Version des Einwilligungstexts, die Zeitpunkte von Anfrage, Bestätigung und Widerruf, eine gekürzte Browserkennung sowie pseudonymisierte Prüfwerte: einen täglich wechselnden Kennwert Ihrer IP-Adresse (bei IPv6 des Netzbereichs; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht) und je einen Prüfwert Ihrer E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Mit diesen Prüfwerten begrenzen wir Anfragen gegen Missbrauch und wenden einen Widerruf auf alle Ihre Anfragen an. Kommt die Anfrage von einer persönlichen Demo-Seite oder über einen Einladungslink, ordnen wir sie dem jeweiligen Unternehmen bzw. Verband zu.

Zweck ist, Sie wie gewünscht zu kontaktieren und Ihre Einwilligung nachweisen zu können. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für Anrufe und E-Mails zu Werbezwecken in Verbindung mit § 174 TKG 2021). Die Einwilligung zu E-Mails gilt erst, wenn Sie den Link in unserer Bestätigungsmail anklicken (Double-Opt-in); der Link gilt 14 Tage, bis dahin schicken wir Ihnen nur diese Bestätigungsmail. Den Nachweis über Erteilung und Widerruf sowie die Sperrliste führen wir aufgrund unseres berechtigten Interesses, die Einwilligung belegen und einen Widerruf dauerhaft beachten zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Den E-Mail-Versand übernimmt Resend (siehe Abschnitt 3).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Link in jeder unserer E-Mails oder formlos an [email protected]. Der Widerruf gilt für alle Anfragen mit derselben E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Nach einem Widerruf nehmen wir Ihre E-Mail-Adresse in unsere Sperrliste auf, damit wir Sie nicht erneut anschreiben.

Speicherdauer: Nicht bestätigte E-Mail-Anfragen löschen wir nach 30 Tagen. Ihre Kontaktdaten (Name, Organisation, Funktion, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Nachricht, IP-Kennwert, Browserkennung) löschen wir 30 Tage nach einem Widerruf, ohne Widerruf spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt. Danach bleibt nur ein Nachweis ohne Namen und Kontaktdaten (Zeitpunkte, Auswahl, Wortlaut und die pseudonymisierten Prüfwerte), den wir drei Jahre nach dem letzten Kontakt bzw. dem Widerruf löschen.

Nur eine Nachricht. Sie können uns auch ohne Häkchen eine Nachricht mit Ihrer E-Mail-Adresse schicken. Dann verwenden wir Ihre Angaben nur, um Ihre Anfrage per E-Mail zu beantworten; eine Einwilligung zu Anrufen oder Infos per E-Mail liegt darin nicht, eine Bestätigungsmail oder Werbung schicken wir Ihnen nicht. Rechtsgrundlage ist die Beantwortung Ihrer Anfrage vor einem möglichen Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Anfragen löschen wir sechs Monate nach Eingang vollständig, ohne Nachweis; widersprechen Sie einer weiteren Kontaktaufnahme, gelten die Fristen für den Widerruf.

Aktionsseite „Weekloop für Agenturen“. Auf dieser Seite fragen wir zusätzlich, in welcher Rolle Sie tätig sind und wie viele Betriebe Sie betreuen. Außerdem speichern wir, über welchen Link Sie gekommen sind: Kampagnenparameter wie utm_source, die aufgerufene Seite und ob Sie über eine Anzeige kamen. Die Klickkennung der Anzeige selbst speichern wir nicht. Zweck ist die Planung des Agenturpakets und unserer Werbung; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Angaben enthalten keine Kontaktdaten und werden mit dem Nachweis gelöscht.

Persönliche Einladungslinks für Verbände. Rufen Sie unsere Verbandsseite über einen persönlichen Link aus einem Anschreiben auf (weekloop.ai/v/…), zählen wir den Aufruf mit Zeitpunkt, einem täglich wechselnden pseudonymisierten Kennwert der IP-Adresse und einer gekürzten Browserkennung. Zweck ist festzustellen, ob unser Anschreiben ankommt; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Aufrufdaten löschen wir nach 24 Monaten.

10. Ihre Rechte

Nach den Bestimmungen der DSGVO stehen Ihnen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerruf zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren.

11. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung und gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen (z.B. HTTPS, verschlüsselte Datenbanken).